Estar em constante movimento é essencial, principalmente no universo corporativo.
Seu posto de gasolina também precisa seguir em movimento e você, como gestor, deve investir em melhorias para garantir que isso aconteça.
Por onde começar?
O primeiro passo é organização de informações: um gestor precisa colocar todas as informações geradas pelo seu negócio em sintonia para tomar as decisões cabíveis para as situações advindas.
O melhor investimento que pode ser feito para automatizar ações e ter decisões mais assertivas é a implementação de um software no seu posto de gasolina.
Sabemos que diversas perguntas surgem quando se fala da implementação de um software.
Quais os benefícios? O que ele pode fazer por mim? Que processos podem ser feitos através dele?
Neste post vamos te explicar porque é importante utilizar um software de automação no seu posto, independente de qual seja o seu tamanho.
Continue conosco!
A tecnologia como solução
Utilizar a tecnologia como solução é a certeza de que seu sistema funcionará de forma integrada e eficiente.
Tendo em vista que seus processos serão feitos de maneira mais ágil, diminuindo a margem de erros em quase 0.
E ao mesmo tempo, garantindo que tarefas simples e rotineiras não tomem tanto do seu tempo, já que acontecem de forma automática.
Além do mais, todas as suas ações são feitas em um só lugar, o que significa que fica tudo no sistema disponível para a consulta.
Ele também serve como um centralizador de ações, uma vez que atende a todos os processos e serviços necessários para o funcionamento de um posto de combustível.
Assim, torna muito mais fácil a realização de suas ações internas .
A tecnologia possibilita: o controle de estoque, contas a pagar, verificação de fornecedores, gestão dos pontos de venda, atendimento aos clientes e pista.
Tudo isso através de uma única ferramenta, sem controles paralelos e sem perda de informação por falta de integração entre as operações.
Por que ações integradas são tão benéficas? Porque garantem controle e assertividade nas ações.
Contudo, a integração vai muito além do faturamento e ocorre em operações das mais simples às mais complexas.
Vindo a tornar a produtividade do seu posto muito maior, possibilitando a realização de tarefas de forma muito mais rápida.
Além do fato do ganho de tempo, as informações geradas pelo sistema são precisas e confiáveis, uma vez que são produzidas com base nas ações feitas dentro do software.
Utilizando um sistema de Automação de Postos é possível fazer uma gestão muito mais efetiva do posto e dos colaboradores, garantindo maiores níveis de produtividade e facilidade para a realização de tarefas.
Não importa o tamanho do seu empreendimento, o sistema automatizado beneficia todas as áreas do mesmo, apresentando ferramentas poderosas para o sucesso da sua competitividade de mercado.
Dados para melhorar a gestão
As tarefas que envolvem o funcionamento do seu posto de gasolina geram informações, dados, que podem e devem ser utilizados pelo gestor na hora de tomar decisões e estabelecer metas.
Sua empresa gera os números que são importantes para que sua gestão sejam um sucesso.
E quando não se utiliza um software para coletar e gerar estes números, você corre o risco de tomar decisões precipitadas e criar estratégias ineficientes.
Justamente por esta razão ter informações precisas em mãos é tão importante.
Planejamento e estabelecimento de metas é essencial para que um empreendimento gere um fluxo de caixa positivo.
A única maneira de garantir que ambos sejam certeiros é através dos dados precisos e organizados gerados pelo seu posto de gasolina.
Também é importante que estes dados sejam checados e controlados mais do que apenas uma vez por mês. Alguns dados importantes de serem avaliados são:
- Volume de vendas diário, semanal e mensal;
- Valor do Ticket médio;
- Número de vendas feito na pista;
- Número de vendas feita na conveniência;
- Entradas X saídas (fluxo de caixa).
No que diz respeito ao setor financeiro do seu posto, ter em mãos o relatório de entradas e saídas é importante.
Isso é que vai dizer se o seu fluxo de caixa está com resultados positivos ou negativos.
Medição de tanques e sensoriamento ambiental
É muito importante implantar sistemas atualizados para monitorar o tanque de combustível.
É esse monitoramento que vai mostrar e medir as consequências negativas para o seu negócio, como vazamentos e contaminação do entorno.
Quando você gerencia atentamente os espaços de armazenamento, os riscos de contaminação do meio-ambiente acabam reduzindo drasticamente.
E esse é um ponto extremamente positivo para o seu estabelecimento.
As multas aplicadas em postos que acabam contaminando o meio-ambiente são extremamente altas.
Além disso, cabe ao dono implantar soluções de contenção e reparação de danos. O que é totalmente plausível tendo em vista a contaminação que os combustíveis podem gerar para a natureza.
O monitoramento eficaz do tanque de combustível é o único jeito de evitar esse tipo de problema.
Isso porque qualquer mudança mínima no padrão de consumo vai alertá-lo e você poderá tomar medidas preventivas em tempo hábil.
Entenda que um posto de combustível com rumores de contaminação sofrerá impacto direto no lucro.
Afinal, além de toda a questão de multas e ressarcimento que o gestor terá que tratar, os próprios consumidores deixarão de abastecer nesse local.
Justamente por essa razão, buscar soluções práticas para monitorar o fluxo de combustível do seu posto é fundamental para garantir o sucesso do seu empreendimento.
Para monitorar o tanque de combustível de forma adequada e precisa, a melhor alternativa é investir em um sistema automatizado que faça isso por você sem erros.
Através dele, você vai integrar todo o processo e ainda contará com outras diversas vantagens mais, algumas delas são:
- Medição e sensoriamento
Através desse tipo de solução você poderá fazer a medição e sensoriamento de forma automatizada.
Isso impedirá leituras equivocadas, bem como irá proporcionar um monitoramento mais detalhado.
- Notificações
Outro diferencial de investir em uma solução automatizada para monitorar o tanque de combustível do seu empreendimento é que você poderá programar notificações.
Assim, sempre que houver alguma leitura fora do padrão você automaticamente será notificado.
Isso possibilita que atitudes rápidas sejam tomadas, evitando contaminações e perdas drásticas para o seu negócio.
- Controle de qualquer lugar
Existem muitos sistemas nos quais você pode monitorar o tanque de combustível de qualquer lugar.
Ou seja, você não precisa estar necessariamente no seu estabelecimento para ficar de olho nas medições.
É possível fazer esse monitoramento através de dispositivos móveis, te dando assim mais flexibilidade para trabalhar.
- Geração de relatórios
Outra vantagem de usar um sistema automatizado é que você poderá gerar relatórios de acompanhamento.
Com essas informações será possível avaliar o consumo e melhorar a estratégia do seu negócio.
Essas são apenas algumas das vantagens de implementar um programa de automação de monitoramento de tanques.
Com ele, além de reduzir as chances de contaminação, você também irá aumentar o potencial do seu negócio.
No que diz respeito à questão ambiental o maior perigo de vazamento está ligado ao benzeno, que está presente na gasolina.
O Benzeno é um líquido sem cor, altamente inflamável, com aroma reconhecido como doce que se entra em contato com o corpo, pode desencadear uma série de transformações moleculares, ocasionando uma formação irregular do corpo, e até mesmo câncer.
Boa parte da exposição ao benzeno ocorre justamente no ambiente de trabalho do posto de gasolina, tanto pela má observação de técnicas corretas, quanto pela proximidade com os produtos.
Os frentistas e as pessoas que atuam nos postos de gasolina, estão mais expostas ao risco, e para garantir a saúde a segurança de seus funcionários e clientes, este cuidado se faz necessário.
Mais facilidade nas tarefas financeiras e administrativas
A implantação de um software é sempre benéfica.
Isso porque ela evita o retrabalho e reduz drasticamente as taxas de erros no seu empreendimento.
A gestão de uma empresa exige que diversas tarefas no âmbito administrativo e financeiro sejam feitas.
E as mesmas demandam bastante tempo do responsável.
Através da utilização de um software isso vai acontecer de forma muito mais rápida, ou até mesmo de maneira automática.
Além do mais, um software também é capaz de gerenciar seu fluxo de caixa de maneira integrada e automática, pois registra as entradas e saídas do caixa, o que facilita o controle e o torna super preciso.
Até porque ele registra as compras feitas no cartão de crédito também, de maneira automática, seja ela no caixa da sua conveniência, ou na pista do posto de gasolina.
E também é possível gerenciar os sistemas do posto de gasolina de forma remota.
O gestor pode obter as informações precisas em tempo real, estando em qualquer lugar.
Após estabelecer uma conexão, os dados são transmitidos de ponto a ponto, facilitando o trabalho de gestores, sem a necessidade de que o mesmo esteja presente no posto para fazer diagnósticos e traçar estratégias.
Tudo por ser feito, por exemplo, no conforto de sua casa.
Gestão financeira
O setor financeiro tem papel fundamental para o sucesso de um posto de gasolina. No entanto, essa não é uma tarefa das mais simples.
O primeiros ponto que demanda atenção do gestor é a organização dos documentos fiscais, e dos impostos a serem pagos.
É importante destacar a necessidade de manter esses registros ordenados por data.
Se for possível manter todos os documentos organizados online, em um sistema de gestão, a garantia de não perder estes documentos será um benefício gigantesco.
As vantagens de manter essa organização serão:
- Melhorar o fluxo financeiro.
- Evitar multas.
- Reduzir o tempo de busca com esses documentos.
- Melhorar o controle das informações de saídas e entradas, entre outros.
As ferramentas tecnológicas são uma “mão na roda” na hora de manter os gestores bem informados sobre vários aspectos relevantes para a empresa.
Outros pontos de grande ajuda com um software, envolve:
- Lançamentos de informações.
- Cadastros único de clientes.
- Fluxo de caixa.
- Cálculos.
- Estoque.
- Vendas.
- Medição de tanques
- Monitoramento
Integração de vendas entre a loja e a pista do seu posto de gasolina
A busca pelo aumento das vendas em um posto de gasolina é constante.
Isso porque esta é a chave para manter seu posto funcionando.
Quando existe um fluxo de caixa saudável, seu negócio gera retorno positivo.
E gerando maior lucratividade, é possível que seja investido dinheiro na melhora de diversos setores do seu posto de gasolina.
A integração do atendimento na pista feita pelo seu frentista pode impulsionar e muito suas vendas.
Algumas ações podem ser muito úteis, e realmente vão aumentar suas vendas no fim do mês, tais como:
1. Sinalize e atenda de forma imediata:
Ao avistar a chegada de um carro na pista do posto de gasolina, o frentista deve sinalizar o mais rápido possível e mostrar para qual bomba o motorista deve se dirigir, de forma gentil e sorridente.
2. Ofereça sempre um produto/serviço complementar:
Enquanto o abastecimento é realizado, o frentista deve sempre oferecer outros produtos/serviços do posto, como limpar o pára-brisas, troca de óleo, lavagens de carro e outros.
Isto pode ajudar a aumentar ainda mais suas vendas.
3. Mostrar o visor da bomba e conferir na presença do cliente o valor cobrado:
A ética é muito importante e o cliente se sente muito mais seguro quando o frentista mostra o valor final do abastecimento e confere junto ao cliente.
Essa atitude transmite confiança do posto e da equipe que trabalha com você.
4. Agradecer, despedir e convidar a voltar:
Instrua seus frentistas a agradecer pela preferência, sempre convidando o cliente a voltar no fim de todo o atendimento feito.
São pequenos gestos assim que geram uma enorme satisfação no cliente.
5. Treine a sua equipe:
Para padronizar e melhorar o atendimento a melhor opção é o treinamento, isso vai permitir que a qualidade do atendimento seja mantida por todos os seus colaboradores.
A Integração do volume de vendas com a pista do seu posto de gasolina pode gerar mais lucratividade para o seu posto de gasolina
Segurança de dados
Você também precisa ficar atento à segurança dos dados e informações geradas pelo seu posto.
Utilizando um software confiável, através do B.I ( Business Intelligence) deus dados serão monitorados e estarão seguros.
O B.I. gera seus dados de maneira automática e em tempo real, permitindo que você acesse os dados gerados pelo seu empreendimento a qualquer momento e quantas vezes você preferir.
Segurança de dados é um assunto importante, justamente por isso a automação é uma opção tão eficaz.
A XPert garante que todos os processos integrados, do tanque ao estoque, com segurança dos dados e confiabilidade da Automação.
Vazamentos de dados acontecem em empresas de todos os portes.
Invasões e sequestro de informações são o principal problema na segurança de diversas empresas.
Cada dia que passa os criminosos virtuais se encontram mais engenhosos e ninguém se encontra mais imune a esses riscos.
Justamente por esta razão, você precisa estar preparado para proteger a sua empresa e as informações geradas por ela.
No mundo virtual, é possível encontrar diversos tipos de ameaça como: crimes virtuais, violação de dados, falhas nos sistemas de TI, ataques de hackers, espionagem, roubo de informações e outros.
Como saber se fui infectado?
Tudo pode começar com um e-mail inocente, supostamente enviado de fonte legítima com um arquivo em PDF ou Excel.
Na verdade, este arquivo é um arquivo executável que começa a funcionar em segundo plano quando é clicado.
Exatamente por esta razão é tão importante ter um software realmente seguro para o armazenamento de suas informações.
Tarefa de precificação no seu posto de gasolina
A eficiência e a produtividade do seu empreendimento estão fortemente ligados às ferramentas que você usa para trabalhar.
Uma tarefa que deve ser feita diariamente é a precificação da gasolina do seu posto de gasolina, de acordo com as atualizações de preços feitas na Petrobras dia após dia.
Vale destacar que a precificação é muito mais do que uma rotina, é uma tarefa essencial, que toma muito tempo quando não é feita através de um software.
Esse tempo perdido poderia ter sido usado para resolver outras tarefas acumuladas, organizar seu escritório, ou até mesmo analisar suas planilhas de dados.
Gerir com eficiência o seu tempo é gerir sua empresa a guiando para o sucesso.
A gestão depende totalmente da organização do seu tempo e da sua equipe, além das decisões tomadas no momento certo com as ferramentas específicas.
Neste momento o gestor costuma correr para a planilha de excel, tarefa que gera estresse e retrabalho para o mesmo.
E existe uma solução muito mais simples para essa tarefa.
Utilizando a tecnologia especializada para fazer esta conta a margem de erros possíveis será zerada, e esta tarefa será feita rapidamente de forma automática.
O setor de combustíveis é extremamente minucioso e burocrático, e justamente por isso um software que faça este cálculo para você é tão importante, pois evita possíveis erros.
Por isso o investimento em tecnologia eficaz se faz necessário para o aperfeiçoamento de rotinas básicas como a da precificação, que é tão crucial para o desenvolvimento e crescimento do seu posto de gasolina.
Otimize seus processos e conquiste seus clientes
Antes de sequer pensar em investir na sua imagem e qualidade de serviço, você precisa garantir que esse processo acontecerá de maneira segura e livre de falhas, tendo planos estratégicos e táticos muito bem definidos e planejados.
E por esta razão, uma das principais decisões estratégicas que uma empresa pode vir tomar é a implantação de uma solução tecnológica, que venha a otimizar o trabalho de toda a sua equipe, do início ao fim.
Ou seja, um sistema de automatizado de gestão especializado em postos de gasolina.
Ter como resultado um bom atendimento ao cliente é uma consequência de uma série de decisões e ações que são capazes de possibilitar a o sucesso nas tarefas realizadas na empresa, e por conseguinte um ótimo atendimento ao cliente.
Um sistema de gestão faz isso da melhor maneira, isso porque ela poupa tempo, recursos e aumenta a produtividade.
Quando seus processos passam a ser otimizados, eles se tornam mais eficazes, e as melhorias acontecem naturalmente.
Outro benefício advindo da implantação de um software é a possibilidade de criar um relacionamento com o cliente.
Seja através do envio de promoções acontecendo no seu posto, felicitações em datas especiais, ou até mesmo débitos ou créditos que ele possui no seu estabelecimento.
Manter um relacionamento com o cliente demonstra atenção e cuidado com o mesmo, e quando ele percebe isso, se torna freguês do seu posto de gasolina.
O AutoXPert
O AutoXPert é um sistema para posto de combustível completo.
O melhor caminho para tornar seu negócio mais inteligente, pois oferece:
Segurança e Automação: Todos os processos integrados, do tanque ao estoque, com segurança dos dados e confiabilidade da Automação XPert.
Integração Versátil: Administre várias filiais de forma centralizada, integrando todos os setores de sua empresa.
Controle de Colaboradores: Diminuindo desperdício através da tecnologia XPid, auxiliando na gestão dos Recursos Humanos.
Cliente Conectado: Aumente o relacionamento com seus clientes, informando detalhadamente todas as informações de seus abastecimentos com o Canal Cliente.
Estoque Inteligente: Auxiliando na tomada de decisão e geração automática de Livro de Movimentação de Combustíveis.
De Qualquer Lugar: Acompanhe tudo o que acontece em seu negócio, em tempo real, e saiba de qualquer lugar, desde o cafezinho até a quantidade de abastecimentos.
Gestão Completa: O AutoXPert funciona como um verdadeiro vigia de operações, podendo controlar todas as ações executadas pelos colaboradores.
100% Legal e Fiscal: Atendendo todas as exigências legais e fiscais, em todos os estados brasileiros, e com constante evolução conforme as mudanças da legislação.
A Xpert garante muito mais qualidade e eficiência em sua gestão, através das ferramentas:
Canal do cliente: Mantenha relacionamento com seus clientes informando créditos, débitos e todas as promoções disponíveis com total segurança e privacidade.
ATX Web: Controle seu negócio de qualquer lugar.
O ATX Web é uma ferramenta totalmente onde com apenas alguns cliques você tem todas informações do AutoXPert.
XPid: Reduza desperdícios e identifique automaticamente frentistas ou clientes com o XPid.
Com ele o abastecimento só é liberado após a identificação através de cartão RFID.
TEF XPert: O TEF XPert facilita suas vendas reunindo as melhores bandeiras de cartões de crédito e débito do mercado em uma só máquina.
Simples e totalmente integrado.
ATX: Emita CT-e, MDF-e e NF-e de forma integrada e ilimitada. Com o ATX Frota sua empresa emite documentos fiscais em um só lugar.
Ainda tem dúvidas de como um software de automação pode te ajudar?
Contate a equipe da XPert e descubra o que podemos fazer pelo seu posto de gasolina.
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